Emploi: Coordonnatrice administrative / Coordonnateur administratif

03 février 2021
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Vous cherchez un travail qui a du sens et qui vous permet de concilier vos valeurs et votre désir d’action ? Joignez-vous à l’équipe du CESIM pour collaborer à un réseau de partenaires et d’entreprises d’économie sociale engagés pour une économie au service du bien commun. Notre mission : Faire rayonner l’économie sociale montréalaise !

Après plus de 24 ans d’existence, dont les cinq dernières années au sein du réseau PME MTL, le CESIM s’est incorporé et prend un nouvel élan.

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS

Relevant de la direction générale du CESIM, le ou la coordonnateur/trice administratif/tive a pour mandat de veiller à la gestion des opérations courantes et à la coordination efficace et proactive des activités de nature administrative de l’organisme. Elle assure également un rôle-conseil auprès de la direction générale en identifiant les enjeux, les opportunités et les pistes d’amélioration des pratiques en lien avec les opérations et les objectifs de l’organisme.

VOTRE CONTRIBUTION

Soutien à la direction générale

  • Organiser l’agenda de la direction générale et les réunions;
  • En cohérence avec les orientations de l’organisme, concevoir des documents, des rapports, des lettres et des présentations;
  • Filtrer les communications entrantes de la direction générale, et faire le suivi, lorsque requis;
  • Soutenir la direction générale dans la préparation, les suivis et la prise de notes lors des réunions du conseil d’administration, de l’assemblée générale annuelle et des instances pilotées par l’organisation;
  • Organiser, pour la direction générale, les rencontres avec les partenaires externes de même que les réunions de l’équipe et du conseil d’administration et de ses divers comités, et participer aux rencontres, selon les besoins;
  • Contribuer et effectuer les suivis requis pour l’organisation d’évènements corporatifs, comme l’AGA.

Soutien à la gestion financière

  • Colliger et valider l’information et collaborer à la préparation des prévisions budgétaires, effectuer le suivi et le contrôle du budget, par projet;
  • Vérifier les feuilles de temps, s’assurer de leur approbation et traiter la paie des employés;
  • Traiter et effectuer le suivi de la facturation, des comptes à payer et à recevoir, et concilier la carte de crédit corporative;
  • Assister la direction générale dans les tâches courantes de comptabilité;
  • Assurer la transmission de l’information entre l’organisme et sa firme de comptabilité, quant aux versements des taxes;
  • Produire les allocations de dépenses de la direction générale.

Soutien administratif

  • Agir à titre de personne ressource pour les membres de l’équipe pour les logiciels utilisés notamment le logiciel de gestion des contacts (CIVI-CRM);
  • Assurer la maintenance et le développement de la base de données de gestion des contacts;
  • Procéder à l’inscription et au paiement des séminaires, colloques, et autres pour la direction générale et les membres de l’équipe et organiser les déplacements et l’hébergement, lorsque requis;
  • Transmettre les besoins en ressources matérielles à la direction générale pour les acquisitions ou transactions majeures;
  • Produire les contrats de service et assurer le suivi et les paiements.

Soutien aux ressources humaines

  • Assister la direction générale au niveau des ressources humaines, tels les contrats d’embauche et la gestion des assurances collectives des employés permanents (inscriptions, changements au dossier employé, etc.);
  • Préparer et contribuer à l’accueil et à l’intégration des nouveaux employés, étudiants et membres du conseil d’administration;
  • Assister la direction générale dans l’identification des partenaires et/ou fournisseurs pouvant aider l’organisme au niveau des besoins RH ou de formation (formateurs, consultants, etc.).

PROFIL DES COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS REQUISES

Formation/Expérience/Certification

  • Diplôme d’études collégiales dans une discipline pertinente ou combinaison de formation et d’expérience jugée équivalente
  • Cinq ans d’expérience pertinente

Connaissances

  • Excellente maîtrise du français à l’oral comme à l’écrit
  • Forte aisance en communication orale et écrite
  • Anglais intermédiaire

Compétences

  • Autonomie et débrouillardise
  • Communication et conceptualisation d’idées
  • Multitâches et gestion des priorités
  • Orientation service client
  • Analyse et résolution de problèmes

Compétences techniques

  • Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office
  • Maîtrise et capacité d’adaptation aux logiciels de système de gestion de contenu (CMS)
  • Maîtrise des bases de données (CRM)

Autres:

  • Disponibilité, à l’occasion, tôt le matin ou le soir, pour des activités du CESIM

Conditions de travail

  • Salaire concurrentiel
  • Avantages sociaux
  • Horaire : 35 heures par semaine (du lundi au vendredi)
  • Disponibilité occasionnelle tôt le matin ou en soirée
  • Date de début : 1er avril 2021

Les candidatures, accompagnées d’une lettre de motivation, doivent être envoyées au plus tard le 16 février 2021 avant 17h (heure de Montréal) par courriel à Sandrine Théard: sandrine@lasourcehumaine.ca

Les candidatures étant traitées au fur et à mesure que nous les recevons, le poste pourra être comblé à tout moment durant le processus.

Merci de ne pas téléphoner. Seules les personnes retenues en présélection seront contactées.

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